Avtalats flexibla säkerhetslösning för 600+ medarbetare
När förändring kräver en smartare lösning.
Från flera lösningar till en gemensam helhet.
När Collectum, Fora och Kollektivavtalsinformation gick samman i den nya organisationen Avtalat ställdes nya krav på både fysisk säkerhet och identifiering. Tre verksamheter skulle samlas under ett tak, i nya lokaler och med fler än 600 medarbetare.
Tidigare hade verksamheterna olika lösningar för passering och besökshantering. Till största del användes taggar och passerkort för att ta sig in och ut ur lokalerna, medan vissa besökare identifierades genom QR-koder via e-postinbjudningar.
Men i samband med sammanslagningen uppstod behovet av en mer enhetlig, säker och flexibel lösning.
Från flera taggar till ett kort med flera funktioner
En av utmaningarna med den tidigare lösningen var möjligheten att identifiera behöriga personer. Taggar och passerkort saknade foto och visuell identifiering, vilket innebar att personal vid misstanke om obehöriga personer behövde be personen att visa legitimation.
Samtidigt fanns begränsningar i flexibiliteten.
– Den största utmaningen var identifiering av behöriga samt flexibiliteten och möjligheten att bygga in fler funktioner i taggen. Detta krävde att flera taggar användes, berättar Tommy Morin, informationssäkerhetsansvarig/CISO.
Högre säkerhet och möjlighet att bygga vidare
FotoID gör det enklare att identifiera behörig personal
I de nya lokalerna ville Avtalat därför skapa en lösning där säker identifiering och flera funktioner kunde samlas i samma kort. Valet föll därför på MIFARE DESFire-teknik och FotoID-kort.
MIFARE DESFire är en etablerad teknik för verksamheter med höga säkerhetskrav. För Avtalat handlade valet dock inte bara om att öka säkerheten, utan även om att skapa en flexibel lösning för framtiden.
Med tekniken finns möjlighet att samla flera olika funktioner i ett och samma kort, exempelvis dörrpassering, öppning av skåp och kopiering.
Det innebar att verksamheten kunde minska behovet av flera olika taggar och istället skapa en mer sammanhållen lösning.
När de tre verksamheterna slogs samman blev organisationen större och många nya ansikten skulle arbeta tillsammans. Det gjorde den fysiska identifieringen till en viktig del av säkerhetsarbetet.
– Vi blev ett antal fler anställda och många nya ”ansikten” som man inte visste om de jobbade i vår verksamhet. FotoID blev vår säkerhet för att bara behörig personal hade tillgång till våra lokaler, berättar Tommy.
Kraven var tydliga: FotoID-korten skulle bäras synligt.
För att genomföra övergången behövde fler än 600 medarbetare fotograferas, samtidigt som kortens utformning skulle tas fram med rätt färger, logotyp och profil för Avtalat.
Därefter producerades och distribuerades korten inför inflyttningen i de nya lokalerna.
– Processen att gå över till FotoID-kort innebar att vi först behövde planera fotografering av över 600 anställda, vilket var en process i sig men utfördes perfekt. Sedan skulle vi fastställa korten med färger och logga så att de uppfyllde Avtalats profil, och slutligen distribuera dem innan vi flyttade in i de nya lokalerna.
” – Processen och samarbetet med EasyID har fungerat mycket bra i vår sammanslagning av våra tre verksamheter.”
Vill ni också skapa en enklare och säkrare lösning?
Boka ett kostnadsfri rådgivning och diskutera era behov med en av våra experter.
Ett nytt besökssystem för en gemensam verksamhet
I samband med flytten såg Avtalat även över sin besökshantering.
De tre tidigare verksamheterna hade olika besökssystem med olika begränsningar. I stället för att fortsätta med flera separata lösningar valde Avtalat att gå över till EasyVisit från EasyID.
– Besökssystemen från våra tre verksamheter hade olika brister, vilket gjorde att vi valde EasyVisit. Vi ansåg att det var ett enkelt system med tillhörande besöksmöbel och möjlighet att bygga ut med fler funktioner i framtiden om vi ser behovet.
Den nya lösningen skapade en gemensam grund för besökshanteringen och gav samtidigt möjlighet att utveckla systemet i takt med verksamhetens framtida behov.
Ett samarbete från A–Ö
För EasyID omfattade samarbetet flera delar av flytten och sammanslagningen – från FotoID och kortproduktion till kortprinter, leveranser och installation av besökssystem.
Trots ett omfattande projekt med många delar beskriver Tommy samarbetet som smidigt, även när förutsättningarna förändrades under projektets gång fungerade leveranserna enligt plan.
– Vår upplevelse är att vårt samarbete från A–Ö har fungerat riktigt tillfredsställande. Till och med vid en del ad hoc-beställningar och sena förändringar fungerade leveranserna utmärkt.
– Tommy, Morin informationssäkerhetsansvarig/CISO
Ett samarbete vi är stolta över
På EasyID är vi otroligt tacksamma för förtroendet från Avtalat och det fina samarbetet genom hela processen. Att få vara en del av en så omfattande sammanslagning, där säker identifiering, passering och besökshantering varit viktiga delar inför flytten till de nya lokalerna, har varit både inspirerande och utvecklande.
Vi uppskattar särskilt det nära samarbetet med Avtalat och den dialog som funnits genom projektets alla delar. Tillsammans har vi kunnat hitta lösningar som möter verksamhetens behov idag, samtidigt som det finns flexibilitet att utveckla lösningarna framåt.
Vi på EasyID vill rikta ett stort tack till Avtalat och alla involverade för förtroendet och ett mycket gott samarbete.